کاور لتر (Cover Letter) چیست؟

• نویسنده: کیوان کاری
• مهاجرت تحصیلی

حالتی را در نظر بگیرید که شما لیستی از دانشگاه‌های مورد نظر خود را تهیه کرده‌اید و اکنون می‌خواهید برای آن‌ها درخواست دهید؛ اما یک مانع در مسیر شما وجود دارد و اینکه هنوز نمی‌دانید که چگونه باید یک کاور لتر یا نامه پوششی خوب بنویسید. کاور لتر فرصتی است تا جنبه‌هایی از مهارت‌ها، توانایی‌ها و ویژگی‌های شخصیتی خود را بازگو کنید. از طریق این نامه می‌توانید به دانشگاه مورد نظر درخواست خود را شفاف‌تر ارائه دهید، بگویید که چه کسی هستید و چه چیزی برای ارائه دارید. در این بررسی به شما کمک می‌کنیم تا به اهمیت و نحوه نوشتن اصولی کاور لتر در راستای مهاجرت تحصیلی و اخذ پذیرش از یک دانشگاه پی ببرید.

تعریف کاور لتر به طور مختصر

کاور لتر، نامه پوششی یا نامه حمایتی (Cover Letter) اساسا نامه‌ای یک صفحه‌ای است که هنگام درخواست برای یک دانشگاه یا کالج به همراه مدارک تحصیلی و سایر مدارک ارسال می‌شود. امروزه بسیاری از دانشگاه‌ها درخواست کاور لتر می‌کنند، زیرا جزئیات بیشتری از مهارت‌ها و شخصیت شما را نمایان می‌کند. نامه پوششی می‌تواند 3 مورد زیر را نشان دهد:

• مهارت‌های شما چقدر با اهداف دانشگاه مطابقت دارند.
• چه دستاوردی برای دانشگاه به ارمغان می‌آورید.
• چرا باید دانشگاه برای شما یک صندلی رزرو کند.

با کاور لتر می‌توانید به افسر پذیرش در مورد علاقه و شایستگی خود برای دوره تحصیلی مورد نظرتان توضیح دهید. علاوه بر این، یک نامه پوششی بیشتر از یک رزومه شخصی اهمیت دارد، زیرا اهداف آینده نگرانه شما را نشان می‌دهد.

اهمیت کاور لتر برای اخذ پذیرش دانشگاهی

هنگامی که مدارک خود را برای پذیرش دانشگاهی تهیه می‌کنید، باید یک کاور لتر اضافه کنید که در آن باید بیشتر در مورد شخصیت خود بگویید و توضیح دهید که چرا برای دانشگاه و دوره تحصیلی مورد نظر، شخصی مناسب هستید. نامه حمایتی سندی است که در مورد مقاصد و اهداف شما هنگام درخواست برای یک دوره دانشگاهی صحبت می‌کند. این نامه به افسر پذیرش کمک می‌کند تا ببیند شما چه نوع فردی هستید و چه انگیزه‌ای دارید. 

یک کاور لتر خوب می‌تواند هئیت پذیرش آن دانشگاه را متقاعد کند که شما دانشجوی مناسبی برای دانشگاه هستید. این نامه به ویژه برای دانشگاه‌هایی که پذیرش رقابتی دارند، یک نقطه عطف در بین مدارک الزامی برای دانشجویان محسوب می‌شود. فرض کنید شما و بسیاری از متقاضیان دیگر از همه نظر مشابه یکدیگر هستید، حال چیزی که در این حالت می‌تواند شما را به عنوان یک نامزد بالقوه‌تر معرفی کرد، همین کاور لتر یا نامه پوششی است. به همین دلیل، صرف زمان برای نوشتن اصولی کاور لتر ضروری است.

فرمت نوشتن کاور لتر برای پذیرش دانشگاه

ما در مورد اینکه چرا یک کاور لتر مهم است صحبت کردیم، اکنون اجازه دهید فرمت نوشتن این نامه را بررسی کنیم. ساختار و حجم متن کاور لتر برای یک دانشگاه با پنج ویژگی اصلی آن تعیین می‌شود. در بیشتر شرایط، یک کاور لتر نباید بیش از یک صفحه و بیش از 400 کلمه باشد. با این حال، کلمات باید با دقت انتخاب شوند و یک ساختار کامل را ایجاد کنند. پنج ویژگی اصلی نامه پوششی عبارتند از:

1. سرتیتر یا هدر: هدر ابتدا توسط افسر دیده می‌شود، دقیقاً جایی است که می‌توانید او را شگفت زده کنید. هدر به شما کمک خواهد کرد که نامه خوب به نظر برسد. هدر معمولاً شامل نام، شغل، آدرس، شماره تلفن و ایمیل شما خواهد بود.
2. سلام و احوال پرسی: خوشامدگویی در کاور لتر همان سلام و احوال پرسی است. سعی کنید نام فردی را که باید نامه خود را به او ارسال کنید، یاد بگیرید. مردم از خواندن نام خود لذت می‌برند و این نشان دهنده توجه شما به جزئیات است.
3. مقدمه نامه: اولین پاراگراف نامه شما باید شامل رشته، نام دانشگاه و هدف شما باشد. در مورد توانایی‌ها، مهارت‌ها و اهداف خود صحبت کرده تا افسر را به خواندن بقیه متن، تشویق کنید. مقدمه باید روان، ساده، شفاف و صادقانه باشد.
4. بدنه نامه: شما باید دوره تحصیلی خود را که می‌خواهید برای آن درخواست دهید، ذکر کنید. همچنین سعی کنید نام دانشگاهی که برای آن درخواست می‌دهید را ذکر کنید و توضیح دهید که چرا می‌خواهید در آنجا تحصیل کنید.
5. نتیجه گیری: یک فراخوان برای اقدام (CTA) باید در انتهای نامه شما گنجانده شود که در آن از افسر پذیرش می‌خواهید که نتیجه نامه را اعلام کند. شما در این بخش بگویید که مشتاقانه منتظر دریافت پاسخ از طریق شماره تلفن یا ایمیل هستید.

شما باید از یک فونت خوانا به اندازه 10 تا 12 استفاده کنید. همچنین از حاشیه‌های 2 سانتی‌متری در سمت بالا، پایین، راست و چپ صفحه متن استفاده کنید. نامه شما باید حدود 5 تا 8 پاراگراف باشد که به روشی دقیق ساختار یافته باشند. همچنین شما باید بین پاراگراف‌ها فاصله ایجاد کنید و این فاصله را در تمام پاراگراف‌ها حفظ نمایید.

کاور لتر شما می‌تواند تا دو صفحه نیز ادامه پیدا کند. اگر احساس می‌کنید که باید بیشتر بنویسید، از روایت‌های تکراری پرهیز کرده و تنها اصل مطلب را بیان کنید. برخی از کالج‌ها دستورالعمل‌های خاصی را برای نوشتن کاور لتر بیان می‌کنند، به همین دلیل است که لازم است ابتدا کمی تحقیق کنید و سپس نامه خود را طبق نیازهای دانشگاه به رشته تحریر در آورید.

نحوه نوشتن کاور لتر برای گرفتن پذیرش

برای اخذ پذیرش دانشگاهی از هر کشوری مثلا برای تحصیل در کانادا، آمریکا، انگلیس، آلمان و در کل هر دانشگاهی در هر کجای جهان، به ارائه‌ی یک کاور لتر استاندارد، اصولی و حرفه‌ای نیاز دارید. یکی از مهمترین جنبه‌ها در نوشتن نامه پوششی، توجه به ساختار و ترتیب بخش‌هایی است که ارائه می‌دهید. در ادامه به مهمترین بخش‌هایی که باید در کاور لتر لحاظ شوند، اشاره می‌کنیم:

• اطلاعات شخصی
• تاریخ پذیرش
• نام، عنوان و گروه دانشگاهی
• ادای احترام (سلام و احوال پرسی)
• پاراگراف مقدماتی
• اطلاعاتی در مورد مهارت‌ها
• مشخصات اضافی
• اطلاعات تماس

بگذارید روی هر بخش به طور جداگانه تمرکز کنیم تا درک عمیق‌تری از آنچه باید در نامه گنجانده شود به دست آوریم. قسمت آدرس باید شامل آدرس پستی و شماره تلفن شما باشد. شما می‌توانید در نامه یک آدرس ایمیل برای مقاصد ارتباطی وارد کنید، اما امروزه بیشتر دانشگاه‌ها هنوز به آدرس پستی نیاز دارند.

بخش ادای احترام باید به افسر پذیرش مربوط باشد. شما می‌توانید از «سلام به افسر پذیرش» برای این بخش استفاده کنید. اگر نام و عنوان افسر را می‌دانید، بهتر است از نامه را شخصی کرده و از نام و نام خانوادگی افسر استفاده کنید. از گفتن «آقای عزیز» یا «دوست عزیز» پرهیز کنید.

به یاد داشته باشید که آدرس دانشگاه، دانشکده یا دپارتمان مورد نظر خود را در نامه درج کنید. بخش مقدمه باید در مورد هدف و دلایل شما در مورد رشته و دانشگاه مورد نظرتان صحبت کند. لحن را دوستانه و در عین حال هم رسمی نگه دارید.

در پاراگراف بعدی در مورد صلاحیت و تجربه خود صحبت کنید. در مورد جزئیات کالج تحقیق کنید و توضیح دهید که چرا کاندیدای خوبی برای این موسسه هستید. در مورد شایستگی‌های تحصیلی و هرگونه فعالیت فوق برنامه صحبت کنید. در پاراگراف بعدی در مورد مهارت‌های اضافی که دارید حرف بزنید. ممکن است در مورد کار داوطلبانه، مددکاری اجتماعی، مشارکت در کمپین‌های محلی و سایر موارد بگویید.

قبل از اینکه به نتیجه گیری برسید، خلاصه کنید که چرا دانشگاه انتخابی به شما کمک می‌کند تا به موفقیت برسید. پاراگراف آخر باید در مورد اطلاعات تماس شما (به طور خلاصه) صحبت کند و بگوید که آیا رزومه، توصیه نامه یا هر اطلاعات مهم دیگری که ممکن است برای کمیته پذیرش مفید باشند را اضافه کرده‌اید یا خیر.

احترام خود را نشان دهید و لحن خود را مطمئن و صادقانه نگه دارید. کاور لتر برای دانشگاه معمولا عبارت «با احترام» بسته می‌شود و پس از آن باید نام و نام خانوادگی شما قید شود. به یاد داشته باشید که نامه پوششی شما برای درخواست دانشگاه باید دقیق باشد و بر اساس گرامر و استانداردهای دانشگاهی نوشته شود.

نکات مهم در مورد نوشتن کاور لتر برای دانشگاه

هنگام نوشتن نامه حمایتی باید چند نکته را رعایت کنید. نکات مهم شامل مواردی مانند اشتباهات املایی، دستور زبان، چیدمان درست و موارد دیگر هستند که در ادامه بیشتر توضیح می‌دهیم:

• اطلاعات نامربوط و کلیشه‌ای را بیان نکنید. از فضای محدودی که در اختیار دارید برای نوشتن اهداف واقعی خود استفاده کنید.
•  در مورد فرهنگ و اهداف دانشگاه مورد نظر خود اطلاعات کسب کنید، زیرا افسر پذیرش می‌خواهد در مورد اینکه چقدر در مورد دانشگاه آنها آگاهی دارید، اطمینان حاصل کند.
• مراقب لحن خود باشید و مطمئن شوید که لحن شما دوستانه، حرفه‌ای و با اعتماد به نفس است. هرگز متکبرانه یا تحقیر آمیز صحبت نکنید.
• نامه را مختصر، خلاصه و با جملات کوتاه بنویسید. سعی کنید نامه برای خواند روان و ساده باشد.
• ایده خوبی است که برای معرفی شخصی خود به گذشته، حال و آینده رجوع کنید. این کار به افسر کمک می‌کند تا با زندگی شما بیشتر آشنا شود.

نمونه قالب کاور لتر برای ارائه درخواست به دانشگاه

Monroe Carter (نام متقاضی)

5555 Cherry Blossom Way (آدرس متقاضی)

San Clemente, CA 55555 (نام متقاضی)

November 18, 2020 (تاریخ نگارش نامه)

Joan Harvey (نام افسر پذیرش)

University of Santa Ana (نام دانشگاه)

5555 Maple Drive (آدرس دانشگاه)

Santa Ana, CA 55555 (آدرس دانشگاه)

Dear Ms. Harvey, (احوال پرسی)

I would like to express my interest in the Journalism program at University of Santa Ana. Over the past few years, I've researched many colleges that offer a bachelor of science degree in journalism, but have ultimately chosen the University of Santa Ana because of its commitment to educating students with a digital-first mindset. Unlike other colleges, your program focuses on the growth of each individual student with a "learn by doing" mentality. Not only that, but the program's efforts have proven successful based on the impressive number of alumni currently in the news media. I would be honored to receive the quality education your institution offers its students, both in the journalism program and beyond.

I'm currently looking to begin my undergraduate studies, with a goal of completing the Journalism program at the University of Santa Ana. Upon graduation, I hope to gain employment as a news reporter where I can share breaking news stories while giving a voice to the voiceless in my community. I believe the University of Santa Ana can provide me with the best opportunity to pursue these endeavors.

My application form and the requested documents are enclosed. I'm available for additional questions and I look forward to hearing from you soon. Thank you for your time and consideration regarding my application.

 

Sincerely,

Monroe Carter

Monroe.Carter@Gmail.com (آدرس ایمیل)

کلام آخر

زمان و دقتی که برای نوشتن نامه پوششی اختصاص می‌دهید، به افسر پذیرش نشان می‌دهد که شما دانشجوی ارزشمندی هستید. کاور لتر باید بر اساس فرمت خاص و اطلاعات صادقانه نوشته شود. شما باید نامه را مطابق با آنچه که دانشگاه مد نظر دارید، به رشته تحریر در آورید. اما نوشتن کاور لتر اغلب برای بسیاری از موسسات علمی در جهان از یک قالب خاص پیروی می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر با تیم مشاوران گروه مهاجرتی ادب تماس بگیرید.