توصیه نامه (Recommendation Letter) چیست؟

• نویسنده: کیوان کاری
• مهاجرت تحصیلی

اگر به زودی برای دانشگاه یا کالج درخواست پذیرش می‌فرستید یا اگر از شما خواسته شده است برای یک دانشجو توصیه نامه بنویسید، باید موارد زیادی را در این مورد بررسی کنید. به ویژه زمانی که برای یک دانشگاه معتبر و بزرگ درخواست می‌دهید که بسیار فضا رقابتی است، نوشتن یک توصیه نامه اصولی می‌تواند به اندازه مقالات دانشگاهی و معدل تاثیرگذار باشد.

شما برای اخذ پذیرش در مقطع کارشناسی، ارشد و دکتری از بسیاری دانشگاه‌های جهان به این مدرک نیاز دارید و می‌توانید شانس خود را برای گرفتن پذیرش افزایش دهید. در این بررسی به طور کامل در مورد نوشتن اصولی توصیه نامه صحبت می‌کنیم. در پایان نیز دو نمونه توصیه نامه را برای آشنایی بیشتر شما آورده‌ایم.

توصیه نامه‌ (Recommendation Letter) اساساً تاییدیه‌های مثبتی از مهارت‌ها و ویژگی‌های متقاضی هستند. هدف توصیه نامه نشان دادن این است که متقاضی برای کالج یا دانشگاهی خاصی مناسب است. اکثر دانشگاه‌های معتبر جهان یک فرآیند پذیرش بسیار جامع دارند. این بدان معناست که این موسسات می‌خواهند تمام ویژگی‌های مربوط به متقاضی را مورد ارزیابی قرار دهند. توصیه نامه و مقالات شخصی نقش مهمی در تحقق این هدف دارند.

توصیه نامه به هیئت پذیرش درباره اینکه دانشجویان خود را چگونه می‌بینند و حتی دیگران چه توصیه‌ای در مورد آنها دارد، اطلاعات بیشتری می‌دهد. یک توصیه نامه قوی می‌تواند  در اخذ پذیرش تحصیلی تاثیر بسیاری داشته باشد دارد. فرض کنید، قصد تحصیل در کانادا را دارید و می‌خواهید در دانشگاه تورنتو تحصیل کنید. مدارک شما مانند سطح زبان، معدل، ریزنمرات و سایر موارد مشابه تعداد زیادی از دانشجویان دیگر است. در این مرحله چیز که دانشگاه به آن توجه می‌کند، مدارکی مانند توصیه نامه است. یک توصیه نامه قوی می‌تواند عامل تعیین کننده‌ای برای پذیرفتن شما به عنوان یک دانشجوی مستعد باشد.

توصیه نامه خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

یک نکته مهم وجود دارد، هیئت پذیرش و داوران باید شما را به خوبی بشناسد! برای اینکه این اتفاق بیفتد، نامه شما باید توسط یک مرجع معتبر نوشته شود (در ادامه توضیح می‌دهیم). اگر فردی که توصیه شما را می‌نویسد، اطلاعات کافی در موردتان ندارد، به احتمال زیاد یک نامه کاملاً عمومی خواهد نوشت. به یاد داشته باشید که توصیه نامه قرار است اطلاعاتی در مورد شما به تیم پذیرش بدهد که در هیچ جای دیگری از مدارک شما یافت نمی‌شود.

همه نامه‌های شما باید مکمل یکدیگر باشند و به هیئت پذیرش یک دید کلی بدهد که شما به عنوان کاندید چه کسی هستید و چه چیزی برای دانشگاه به ارمغان می‌آورید. شما همچنین باید ببینید چه توصیه نامه‌ای برای دانشگاه مورد نظر شما جذاب‌تر است. به عنوان مثال، موسسه فناوری ماساچوست (MIT) اعلام کرده است که توصیه نامه‌های مشاوران مدرسه و معلمان دبیرستان را بسیار مفید می‌داند زیرا تصویر کامل‌تری از دانشجو و دستاوردهایشان ارائه می‌دهند. پس اگر می‌خواهید برای MIT درخواست دهید، از معلم دبیرستان خود توصیه‌ای دریافت کنید.

نکته: تعداد توصیه نامه به دانشگاه مورد نظر شما بستگی دارد. گاهی اوقات دانشگاهی یک توصیه نامه درخواست می‌کند و گاهی باید 3 توصیه نامه از مراجع مختلف تهیه کنید.

چه کسانی می‌توانند توصیه نامه بنویسند؟

توصیه نامه‌های دانشگاهی باید توسط فردی نوشته شود که با شرایط تحصیلی، شخصیت و دستاوردهای شما آشناست. کسی که شما را به اندازه کافی می‌شناسد و ویژگی‌های فکری و شخصیتی شما را می‌دانند، نامه بهتری می‌نویسند. کسانی که شناخت کمی از شخصیت شما دارد، گزینه مطلوبی محسوب نمی‌شوند. بسته به سابقه تحصیلی و حرفه‌ای (شغلی) که دارید، سه نوع مراجع برای نوشتن توصیه نامه وجود دارند که شامل موارد زیر هستند:

1- مراجع علمی

یک معلم یا مشاور معمولاً یک مرجع علمی محسوب می‌شود. این نوع توصیه نامه مواردی مانند سوابق تحصیلی، فعالیت‌های تحصیلی و دستاوردهای تحصیلی شما را مورد بحث قرار می‌دهد. این نوع توصیه نامه برای دانشجویان مقطع تحصیلی کارشناسی مناسب است زیرا روی مباحث علمی تاکید دارد و تجارت شغلی را در بر نمی‌گیرد. ارائه توانایی علمی و استعدادهای دانشجو در این توصیه نامه مهم است.

2- مراجع حرفه‌ای

یک مرجع حرفه‌ای معمولاً توسط یک سرپرست، همکار، مشتری، معلم یا استاد نوشته می‌شود. برای اینکه این نوع توصیه نامه قانع کننده باشد، باید توسط یک متخصص نوشته شود که به خوبی با دستاوردها و مهارت‌های شما در یک محیط کاری آشناست. این توصیه نامه‌ها معمولاً نشان دهنده مسئولیت‌های کلیدی، توانایی‌ها، صلاحیت‌ها و کمک‌های متقاضی به سازمان‌هایی است که در آنها مشغول به کار بوده است. این نوع توصیه نامه مخصوصاً برای متقاضیان کارشناسی ارشد و به ویژه دکتری ضروری است.

3- مراجع شخصی

یک مرجع شخصی نامه‌ای است که توسط یک دوست، یکی از اعضای خانواده، مربی، همسایه یا هر کسی که شما را خیلی خوب می‌شناسد نوشته می‌شود. این نوع توصیه نامه باید توضیح دهد که نویسنده چگونه متقاضی را می‌شناسد و در مورد ویژگی‌های نامزد بحث کند. بنابراین، فردی که نامه شما را می‌نویسد باید شناخت کافی از شخصیت و مهارت‌های شما داشته باشد. ارائه این نوع توصیه نامه به رشته انتخابی، مقطع تحصیلی و دانشگاه شما مربوط است.

3 نکته مهم برای داشتن یک توصیه نامه قوی برای دانشگاه

قبل از اینکه به ساختار توصیه نامه و نمونه‌های مورد قبول بپردازیم، به 3 نکته مهمی که در ادامه شرح داده می‌شود، توجه کنید:

1- هر چه زودتر، بهتر

برنامه‌ها و مدارک مربوط به کالج مواردی زیادی را شامل می شوند که برای به تهیه آنها نیاز به زمان و تمرکز دارید. به همین دلیل، بهتر است توصیه نامه‌های خود را زودتر تهیه کنید زیرا به شما زمان بیشتری می‌دهد تا روی جنبه‌های دیگر درخواست خود تمرکز کنید. جنبه‌های مهم دیگر درخواست می‌توانند شامل نوشتن مقاله یا بررسی سؤالات رایج در مصاحبه دانشگاه باشد. علاوه بر این، هرچه زودتر با مراجع منتخب خود در مورد نامه خود صحبت کنید. اگر زودتر اقدام کنید، شانس شما برای داشتن یک توصیه نامه قوی بیشتر می‌شود.

2- حرفه‌ای رفتار کنید

به یاد داشته باشید که وقتی توصیه نامه می‌خواهید، مراجع به شما در تهیه آن لطف می‌کنند. بنابراین مهم است که وقتی از مراجع انتخابی خود درخواست نامه می‌کنید، مودب و حرفه‌ای رفتار کنید. توصیه می‌کنیم هر زمان که ممکن است درخواست خود را به صورت حضوری انجام دهید اما اگر این گزینه برای شما امکان پذیر نیست، درخواست را از طریق ایمیل ارسال کنید. به هر شکلی که درخواست می‌دهید، باید اطلاعات کامل و مورد نیاز مراجع را در اختیارشان قرار دهید.

3- مسئولیت شماست!

مسئولیت شما به‌ عنوان متقاضی در مسیر مهاجرت تحصیلی این است که هر آنچه که برای نوشتن یک توصیه نامه قوی نیاز است را در اختیار مراجع قرار دهید. شما باید مدارک پشتیبان مانند رزومه مقطع تحصیل قبلی (دبیرستان یا لیسانس)، یک بیوگرافی کوتاه از خودتان، دستاوردهای علمی و شغلی خود را به مراجع ارائه دهید. مراجع همچنین باید بدانند که نامه باید در چه قالبی باشد، به خصوص اگر دانشگاه مورد نظر شما یک قالب خاص در نظر دارد. همچنین باید اطلاعات تماس خود را در اختیار آنها قرار دهید تا با شما تماس بگیرند.

قالب و محتوای توصیه نامه برای اخذ پذیرش تحصیلی

هیچ الگوی واحدی برای توصیه نامه‌های کالج و دانشگاه وجود ندارد. فقط باید مطمئن شوید که نامه از نظر گرامری صحیح است، به راحتی قابل خوانده می‌شود و اطلاعات درستی را در اختیار داوران قرار می‌دهد. مهم است که دستورالعمل‌های ارائه شده توسط دانشگاهی که برای آن درخواست می‌دهید را بررسی کنید. برخی از کالج‌ها ممکن است قالب محتوایی خصی را درخواست کنند و این مسئولیت شماست که مرجع منتخب خود را از این موضوع مطلع کنید. یک توصیه نامه در قالب عمومی باید شامل بخش ‌هایی باشد که در ادامه توضیح می‌دهیم:

1- طول محتوا

توصیه نامه در حالت ایده آل باید یک صفحه و دارای چهار تا شش پاراگراف باشد. اگر نامه خیلی کوتاه باشد (مثلاً دو پاراگراف)، ممکن است نشان دهد که شما از بیان اطلاعات بیشتر طفره رفته‌اید! این موضوع باعث می‌شود تا داوران نتوانند شما را به خوبی بشناسد. به همین دلیل، درخواست شما ممکن است رد شود. از طرف دیگر، شما نباید برای هیئت پذیرش یک داستان کوتاه بنویسید زیرا این تصور را ایجاد می‌کند که شما در حال اقرار کردن هستید. بنابراین نامه باید مختصر و مستقیم به اصل مطلب اشاره کند.

2- طرح بندی

هدف این است که توصیه نامه به راحتی خوانده شود. توصیه می‌کنیم نامه شما تک فاصله با فاصله اضافی بین هر پاراگراف باشد. شما باید از حاشیه‌های 2.5 سانتی‌متری (یک اینچنی) برای بالا، پایین، چپ و راست صفحه استفاده کنید و متن خود را در سمت چپ تراز نمایید (چپ چین). این نوع طرح بندی و سبک چیدمان محتوا اغلب برای اکثر اسناد یک پیش فرض است. همچنین نامه نباید غلط املایی یا نگارشی داشته باشد.

3- فونت نامه

وقتی صحبت از قالب نامه می‌شود، هدف این است خواننده از محتوای نامه منحرف نشود یا خواندن نامه برایش دشوار نباشد. به همین دلیل، توصیه می‌کنیم از فونت سنتی مانند Times New Roman، Arial یا Calibri استفاده کنید و اندازه فونت بین 10 تا 12 باشد.

4- محتوای نامه

توصیه نامه سندی است که قرار است ویژگی‌ها، مهارت‌ها و دستاوردهای مثبت شما را نشان دهد. یک نامه قوی باید واضح و روان باشد. استفاده از کلمات سنگین و جملات فلسفی دوری کنید! توصیه می‌کنیم از حکایات کوتاه و نمونه‌های خاص پروژه‌های خاص خود یا تعاملات معنادار استفاده کنید. داستان تعریف نکنید، فقط باید چیزی که هستید را شرح دهید.

2 نمونه توصیه نامه اصولی برای اخذ پذیرش دانشگاهی

پیروی از نکات ذکر شده در بالا قطعاً به شما کمک می‌کند تا توصیه نامه‌ای بنویسید که داوران را مجذوب خود کند. برای کمک به شما در این زمینه، 2 نمونه توصیه نامه را ادامه آورده‌ایم. البته توجه داشته باشید که توصیه نامه شما باید به زبان انگلیسی باشد. اما ما برای شناخت بهتر شما نسبت به نوشتن نامه، متن فارسی را به همراه انگلیسی ارائه کردیم.

نمونه توصیه نامه شماره 1

به افراد و مسئولین مربوطه،

بسیار خوشحالم که این توصیه نامه را از طرف «جین دو» می‌نویسم. من او را به مدت سه سال می‌شناسم که هم به عنوان معلم انگلیسی و هم سرپرست او در روزنامه دبیرستان XYZ خدمت کرده‌ام. من کاملاً معتقدم که جین می‌تواند یک نامزد عالی برای دوره تحصیلی زبان انگلیسی دانشگاه XX باشد.

من دیدم که جین به یک رهبر توانا و با اعتماد به نفس تبدیل شده است. او به عنوان یکی از نویسندگان دوره دبیرستان ما شروع به فعالیت کرد و از همان ابتدا همیشه در جلسات روزنامه‌ها حضور داشت و همیشه آماده بود. او راه خود را به عنوان ویراستار پیدا کرد و یک سال است که این نقش را به عهده دارد.

مهارت‌های رهبری جین هر روز در نحوه واگذاری کار به دستیاران خود، ایجاد انگیزه در سایر نویسندگان تیم منعکس می‌شود. او با کلمات جذاب و کارهای خلاقانه جنبه رقابتی اعضای تیم خود را به چالش می‌کشد. به عنوان مثال، او اخیراً دو بلیط برای یک کنسرت خرید و آنها را به عنوان جایزه برای نویسنده خردسالی که جالب‌ترین داستان را در مورد بازسازی کافه تریا تهیه کرد، ارائه نمود. همه نویسندگان ابتدا از این چالش دوری می‌کردند زیرا موضوع بسیار خسته ‌کننده‌ای به نظر می‌رسید اما با ارائه بلیط‌ها اکنون همه آنها به دنبال راه‌هایی برای جذاب کردن داستان خود بودند. همه این موارد به تنهایی نشان دهنده مهارت‌های سازمانی جین هستند.

جین به طور مداوم در بحث‌های کلاسی شرکت فعالی داشته است و مهارت‌های ارتباط نوشتاری و کلامی چشمگیر خود را از طریق مقالات تحقیقاتی متعدد، مقالات روزنامه و ارائه‌های کلاسی نشان داده است. جین قصد دارد سال‌های بعدی زندگی خود را در دانشگاه بگذراند تا این مهارت‌های ارتباطی را تقویت کند و یاد بگیرد چگونه روزنامه‌ نگار بهتری باشد.

چیزی که می‌دانم این است که جین به روزنامه نگاری علاقه زیادی دارد و در آن عالی خواهد بود. من مطمئن هستم که جین می‌تواند یک کاندید عالی برای دانشگاه شما باشد زیرا او چیزهای زیادی برای ارائه در داخل و خارج از کلاس دارد. اگر در مورد مدارک جین سؤالی دارید، لطفاً با من در (514) 123-4567 یا Izzie.stevens@omail.com  تماس بگیرید.

با احترام،

ایزی استیونز،

معلم انگلیسی، دبیرستان XYZ

نمونه توصیه نامه شماره 2

به افراد و مسئولین مربوطه،

اکنون کمی بیش از دو سال است که از همکاری با «جورج یانگ» در نمایندگی BBG Auto لذت برده‌ام و بدون شک می‌توانم بگویم که او نیروی کاری مهمی برای مجموعه شرکتABC  است.

من از اینکه جورج چقدر قابل اعتماد و مسئولیت پذیر است تحت تأثیر قرار گرفته‌ام. بسیاری از کارکنان پاره وقت در نمایندگی خودرو دانش آموز دبیرستانی یا کالج هستند و اغلب آنها نسبت به تعهد زمان و کار بی‌مسئولیتی از خود نشان دادند. اما این موضوع هرگز در مورد جورج صدف نبوده است. از همان ابتدا همیشه وقت شناس بود و با مشتریان محترم رفتار می‌کرد. مخصوصاً یکی از مشتریان آنقدر تحت تأثیر این خدمات قرار گرفت که یک قرار جداگانه با من رزرو کرد، فقط برای اینکه به من بگوید جورج در هنگام خرید اولین ماشین دخترش چقدر دوستانه و خوب رفتار کرده است. مشتری اصرار داشت که جورج مستحق افزایش حقوق است.

زمانی که جورج از در روزهای استراحت خود بعد از دبیرستان است، به محل کار می‌آید.  او ابتکار عمل به خرج می‌دهد به با مشتریان احتمالی تماس می‌گیرد تا در مورد تبلیغات آتی شرکت مشاوره دهد. جورج به همکارانش در کارهایی مانند مانند تمیز کردن ماشین‌ها در نمایشگاه، به ‌روزرسانی برچسب‌های قیمت خودروها و حتی گاهی اوقات کمک به سایر فروشندگان برای بستن معامله کمک می‌کند.

جورج علاوه بر اینکه اهداف تیمی توجه داد، پتانسیل رهبری بالایی نیز از خود نشان داده است. به درخواست خودش این فرصت را دادم تا یکی از کمپین‌های تبلیغاتی ما را اجرا کند و او این کار به صورت فوق العاده‌ای انجام داد. او یک طرح بازاریابی ارائه کرد که باعث شده بیش از 60 مشتری را در یک روز به نمایندگی جذب شوند. مهمتر از همه، او هر زمان که نیاز داشت از من و سایر اعضای مدیریتی شرکت کمک می‌گرفت.

جورج به من گفته است که علاقه مند به تحصیل در رشته بیزینس (تجارت) است. من مطمئن هستم که او در این رشته عالی خواهد بود. تعهد جورج به یادگیری او را به یک دانشجوی نمونه تبدیل می‌کند و من خوشبین هستم که او با امتیازها و نمرات درخشان فارغ التحصیل م شود. من، جورج را برای ثبت نام در دوره بیزینس در دانشگاه شما توصیه می‌کنم. لطفاً برای هر گونه اطلاعات بیشتر با من در (819) 123-5678 یا Jakeblake@BBG.com  تماس بگیرید.

خالصانه،

جیکوب بلیک

مدیر فروش، نمایندگی خودرو BBG

کلام آخر

نوشتن توصیه نامه‌های دانشگاه می‌توانند چالش برانگیز باشند. چه درخواست یک توصیه نامه داشته باشید و چه از شما خواسته شده است که برای یک دانشجوی نامه بنویسید، موارد زیادی وجود دارند که باید آنها را در نظر داشته باشید. مهم است که از قالبی استفاده کنید که خواندن آن آسان باشد و به هیئت پذیرش نشان دهد که چرا یک نامزد مناسب برای دانشگاه هستند. نوشتن یک توصیه نامه قوی به کمیته پذیرش اجازه می‌دهد تا ایده بهتری در مورد اینکه شما به عنوان یک فرد چه کسی هستید و چه دستاوردی برای دانشگاه خواهید داشت، ارائه دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر در راستای مهاجرت به کانادا یا استرالیا و... از طریق تحصیل با گروه مهاجرتی ادب تماس بگیرید.