کاور‌ لتر تحصیلی چیست؟ + نمونه کاور لتر اپلای

• نویسنده: هانیه طهماسب زاده
• مهاجرت تحصیلی

کاور‌ لتر (Cover Letter) نامه‌ای یک صفحه‌ای است که متقاضی یک جایگاه، دوره و یا رشته تحصیلی آن را به همراه رزومه و سایر مدارک به دانشگاه ارسال می‌کند و در آن به توضیحاتی از ویژگی‌های شخصیتی و مهارت‌های خود اشاره می‌کند تا نشان دهد کاندیدای مناسبی برای تحصیل در یک رشته، مقطع و یا دوره است. در نوشتن نامه پوششی، باید به سوالاتی از قبیل: شما چه کسی هستید؟ در کدام دانشگاه تحصیل کرده‌اید؟ تا به امروز چه آموخته‌اید؟ چه تجربیاتی دارید و چرا می‌خواهید این دوره را در این زمان آغاز کنید پاسخ دهید.

با کاور لتر می‌توانید تفاوت خود را با دیگران نشان داده و از دستاورد‌هایتان صحبت کنید. در واقع یکی از مدارک مهمی که هر دانشگاه قبل از پذیرش یک دانشجو درخواست می‌کند، کاور لتر است. حال قصد داریم به طریقه نوشتن یک کاور لتر حرفه‌ای، بخش‌های تشکیل دهنده و باید‌ها و نباید‌های نوشتن آن بپردازیم.

انواع کاور‌‌‌ لتر

• کاور‌ لتر شغلی
• کاور لتر تحصیلی
• کاور لتر پژوهشی
• کاور لتر برای انتشار مقاله
• کاور لتر برای درخواست ویزا

کاور لتر شغلی

کاور لتر شغلی (Application Cover Letter) برای درخواست یک موقعیت شغلی خاص ارسال می‌شود. این نامه باید مطابق با شرح شغل مورد نظر باشد و نشان دهد که چگونه صلاحیت‌های فرد با الزامات سازمان و یا شرکتی که برای آن رزومه ارسال می‌کند، منطبق است. استفاده از کاور لتر شغلی می‌تواند علاوه بر این دستاوردهای فرد، انگیزه وی برای درخواست این شغل را نیز توضیح دهد.

کاور لتر تحصیلی

کاور‌ لتر تحصیلی (Academic Cover Letter) صرفا برای درخواست مهاجرت تحصیلی و  یک موقعیت تحصیلی نوشته شده و به همراه سایر مدارک اپلای به دانشگاه فرستاده می‌شود تا مسئول تیم پذیرش را قانع کند شما فرد مناسبی برای موقعیت تحصیلی مورد نظر هستید.

کاور لتر پژوهشی

کاور لتر پژوهشی جهت درخواست موقعیت‌های پژوهشی مانند پست دکترا یا همکاری در پروژه‌های تحقیقاتی استفاده می‌شود. در این نوع از کاور لتر فرد متقاضی باید به خلاصه تجربیات پژوهشی و اهداف تحقیقاتی خود بپردازد.

کاور لتر برای انتشار مقاله

این نوع کاور لتر به همراه مقاله به مجلات علمی ارسال می‌شود. نویسنده مقاله می‌بایست به اهمیت موضوع مقاله و دلایل انتخاب مجله در کاور لتر خود بپردازد.

کاور لتر برای درخواست ویزا

کاور لتر برای درخواست ویزا، برای ویزاهای کاری و تحصیلی به همراه سایر مدارک ارسال می‌شود. در این نوع کاور لتر باید به هدف خود از سفر و برنامه‌های خود و همچنین دلایل بازگشت به کشورتان بپردازید.

هدف از نوشتن کاور‌لتر تحصیلی

برخلاف رزومه که یک نوشتار کلی‌تر به حساب می‌آید تمرکز کاور لتر بیشتر توضیحی از ویژگی‌های شخصیتی شماست، پس صرفا تکرار اطلاعات رزومه‌ی شما نیست، بلکه نامه‌ای حرفه‌ای‌ است که درخواست شما و دلایل درخواست پذیرش را معرفی می‌کند و مهارت‌ها و تجربیات مربوطه در رزومه شما را به الزامات این رشته، دانشگاه و یا جایگاه شغلی مرتبط می‌کند‌.

‌کاور لتر فرصتی عالی برای متمایز کردن شما از سایر متقاضیان است و به شما این امکان را می‌دهد که به تیم پذیرش در دانشگاه یا شرکت انتخابی خود نشان دهید که واقعا به برنامه‌ها و اهداف آن علاقه‌مند هستید و دقیقا توضیح دهید که چرا کاندیدای مناسبی هستید. دانشگاه به کسانی پذیرش خواهد داد که واقعا به رشته‌ی خود علاقه مند باشند‌; در مورد آن تحقیق کرده باشند و این توضیح را ارائه دهند که چرا دانشگاه و رشته یا جایگاه شغلی مورد نظر برای آن‌ها جذابیت دارد.

بخش‌های مختلف کاور‌ لتر تحصیلی

پاراگراف‌های کاور لتر هرکدام باید ویژگی‌های خاصی داشته باشند که اگر به آن‌ها توجه کنیم، کاور لتر ما یک کاور لتر حرفه‌ای خواهد بود که به راحتی در روند پذیرش مفید واقع خواهد شد. در ادامه به این ویژگی‌ها  اشاره می‌کنیم:

• Header (تیتر یا عنوان)
• Formal greeting (شروع رسمی)
• Introduction (پاراگراف معرفی خود)
• Body (متن اصلی)
• Conclusion (نتیجه گیری)

HEADER (تیتر یا عنوان)

در این بخش باید همه‌ی اطلاعات مورد نیاز را در بالای نامه ذکر کنید. کاور لتر معمولا با قسمتی شروع می‌شود که اطلاعات تماس شما و گیرنده در آن نوشته شده است. در بخش بالای کاور لتر می‌بایست اطلاعات شخصی، شماره تماس، ایمیل، آدرس نوشته شود. این بخش شامل نام و نام خانوادگی، پوزیشن تحصیلی مورد نظر، آدرس ایمیل، نام شهر و کشور، لینک‌های مرتبط (به عنوان مثال لینکدین) باشد. برای اطلاعات گیرنده نیز باید نام و نام خانوادگی گیرنده، پوزیشن شغلی گیرنده، نام موسسه یا دانشگاه، شهر، کشور و تاریخ را بنویسید.

 

FORMAL GREETING  (شروع رسمی)

در این بخش باید یک راه مناسب برای شروع مکالمه با مخاطبی که نامه شما را می‌خواند پیدا کنید. قسمت آغازین کاور لتر شما یک فرصت کلیدی برای این است که از طریق خطاب به شخص مورد نظر در ذهن او بمانید. در مورد نام مسئول پذیرش برای هر پوزیشن تحقیق کنید تا تلاش خود و توجه به جزئیات را نشان دهید. می‌توانید این اطلاعات را در فهرست وب سایت دانشگاه یا با یک تماس پیدا کنید. اگر نتوانستید نام مخاطب را پیدا کنید، می‌توانید به موقعیت شغلی وی اشاره کنید و او را خطاب قرار دهید و صحبت خود را شخصی کنید.

به شیوه‌های مختلف خطاب قرار دادن رسمی مخاطب در عکس زیر توجه کنید:

 

INTRODUCTION (معرفی خود)

در پاراگراف اول خود را معرفی کنید و نشان دهید برای پوزیشن تحصیلی مورد نظر هیجان زده هستید و به آن علاقه دارید. این بخش را حرفه‌ای و مختصر نگه دارید و در صورت لزوم از عناوین و دستاوردهای مناسب استفاده کنید. توضیح دهید که چرا به این رشته و دانشگاه علاقه دارید؟

برای انجام این کار، باید معیارهای انتخاب مربوط به تحصیل در این دانشگاه را به طور کامل مطالعه کنید و با استفاده از وب سایت یا سایت‌های خبری در مورد رشته و دانشگاه تحقیق کنید. سعی کنید از کلیشه‌ها دوری کنید و علاقه خود به دانشگاه را شخصی و واقعی جلوه دهید.

خلاصه‌ای کوتاه از نکات کلیدی حرفه‌ای شما را می‌توان در این مرحله گنجاند تا «تناسب » شما‌ را با این پوزیشن نشان دهد.

به نمونه این بخش در عکس زیر توجه کنید:

BODY  (متن اصلی)

بیان کنید که چرا شما کاندیدای مناسب برای رسیدن به این پوزیشن و گزینه‌ی خوبی برای دانشگاه هستید. روی مهارت‌ها، دستاوردها و تجربیات حرفه‌ای مرتبط خود تمرکز کنید.از این بخش برای نوشتن جزئیات استفاده کنید و  نشان دهید که درباره دانشگاه و رشته مورد نظر تحقیق و بررسی‌های لازم را انجام داده‌اید و بیان کنید که چگونه اهداف شما با اهداف آنها مطابقت دارد. علایق و دستاوردهای پژوهشی و همچنین تجربه آموزشی خود را بیان کنید و در مورد برنامه‌های تحقیقاتی آینده خود صحبت کنید. مهارت‌ها و دستاوردهای فهرست شده در رزومه خود را گسترش دهید، به طور خاص بر نحوه هماهنگی آنها با الزامات موقعیت تحصیلی مورد نظر تمرکز کنید.

نمونه‌هایی از پروژه‌ها یا چالش‌هایی را که روی آن‌ها کار کرده‌اید ارائه کنید. این قسمت جایی است که شما شواهدی ارائه می‌کنید که نشان می‌دهد چگونه صلاحیت‌ها، مهارت‌ها و تجربه شما معیارهای انتخاب موقعیت را برآورده می‌کند. اگر مرتبط باشد، می‌توانید از طیف وسیعی از تجربیات، از جمله مطالعات آکادمیک، فعالیت‌های فوق برنامه، نقش‌های داوطلبانه و سابقه شغلی با حقوق شواهدی ارائه کنید. این بخش که در آن معیارهای انتخاب خود را  بیان می‌کنید، باید طولانی ترین بخش نامه شما باشد. ممکن است لازم باشد بیش از یک پاراگراف در مورد آن بنویسید.

بدنه به صورت کلی باید شامل موارد زیر باشد:

• هرآنچه تجربه کرده‌اید تا بتوانید دستاوردهای فعلی را کسب کنید.
• دستاورد‌ها و مهارت‌های خود را بیان کنید.
• در نامه ذکر کنید که چرا فکر می‌کنید تحصیل در دانشگاه مورد نظر در رسیدن به موفقیت به شما کمک خواهد کرد.

به عنوان مثال می‌توانید از مدیریت زمانی که دارید و تناسبی که برای تعادل بین تحصیل و سایر فعالیت‌های خود انجام می‌دهید صحبت کنید.

به مثال متن اصلی در کاورلتر توجه کنید:

CONCLUSION  (نتیجه گیری)

در نتیجه‌گیری، نکات کلیدی مربوط به خود را خلاصه کنید و یک نتیجه‌گیری حرفه‌ای داشته باشید. این پاراگراف جایی ا‌ست که شما نتیجه مورد انتظار نامه خود را بیان می‌کنید. ممکن است بخواهید بیان کنید که چگونه نقاط قوت تان، شما را تبدیل به کاندید مناسبی برای تحصیل در این رشته و دانشگاه می‌کند. همچنین باید در دسترس بودن خود را برای مصاحبه ذکر کنید.

•  در مورد برنامه‌ها و پلن‌های آینده خود صحبت کنید.
•   از خواننده تشکر کنید.

به نمونه زیر توجه کنید:

مشخصات کاور لتر تحصیلی

یک کاور لتر مناسب باید دارای ویژگی‌ها و مشخصاتی باشد که در ادامه به برخی از مهم ترین این ویژگی‌ها اشاره می‌کنیم:

اندازه کاور لتر تحصیلی

هیچ محتوا یا قالب خاصی برای کاور لتر وجود ندارد، زیرا ماهیت آن شخصی است، اما معمولا 1 تا 2 صفحه است و به صورت اول شخص و با فونت 10-12 نوشته می‌شود.

اطلاعات کاور لتر تحصیلی

بخش اطلاعات تحصیلی باید از موارد زیر تشکیل شده باشد:

• از نوشتن اطلاعات شخصی ( نام، آدرس و شماره تلفن ) خود اطمینان حاصل کنید.
• عنوان، نام و پوزیشن تحصیلی، آدرس و نام دانشگاه مورد نظر را حتما قید کنید.
• در صورتی که نام مسئول را نمی‌دانید، از کلمه Dear Sir/ Madam برای خطاب قرار دادن وی استفاده کنید.

اطلاعات شغلی کاو‌ر لتر تحصیلی

اطلاعات شغلی مرتبط با رشته تحصیلی خود را بنویسید.کاور لتر شما نباید از مشخصات و تجربیاتی تشکیل شده باشد که در رزومه به آن‌ها اشاره نکرده‌اید.

فونت کاور لتر تحصیلی

از یک فونت حرفه‌ای (به عنوان مثال، Arial، Calibri) استفاده کرده و قالب‌بندی خود را با سایر موارد هماهنگ کنید.

نکته: کاور لتر شما باید به صورت فایل ارسال شود، پس از نوشتن متن نامه به عنوان ایمیل خودداری کنید و یک کاور لتر را به هیچ عنوان برای چندین دانشگاه ارسال نکنید. لحن کاور لتر شما نیز باید رسمی باشد.

 تفاوت کاور لتر تحصیلی با رزومه

هنگام درخواست برای هر برنامه تحصیلی و یا موقعیت تحقیقاتی، اغلب نیاز به ارائه یک Cover Letter و یا رزومه دارید. در حالی که هر دو نامه نقاط قوت شما را به نمایش می‌گذارند، اهداف متفاوتی دارند. در ادامه به تفاوت رزومه تحصیلی با کاور لتر اشاره می‌کنیم:

	محتوا	فرمت	اندازه	لحن	هدف	زبان
کاور لتر	یک معرفی شخصی از شما ارائه می‌دهد، زمینه‌ای را در مورد دستاوردهای شما بیان می‌کند و توضیح می‌دهد که چرا شما برای این موقعیت مناسب هستید	ساختاری مانند نامه رسمی، شامل سلام و درود، مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری دارد.	عموما یک صفحه اما تا دو صفحه هم می‌تواند ادامه داشته باشد	محاوره‌ای تر است، به شما امکان می‌دهد انگیزه و شخصیت خود را به نمایش بگذارید	بیان اهداف به صورت شفاف- چه برنامه ای برای آینده دارید؟	بستگی به زبان موردنظر دانشگاه یا موسسه دارد
رزومه	خلاصه‌ای واقعی و مختصر از صلاحیت‌ها، تجربیات کاری و تحصیلات شما را به صورت خلاصه ارائه می‌دهد.	در بخش‌هایی سازماندهی می‌شود که معمولاً سابقه کاری، مهارت‌ها، تحصیلات و دستاوردها را با استفاده از بولت ذکر می‌کند	معمولا یک یا دو صفحه بسته به تجربه	حرفه‌ای و مختصر، ارائه مستقیم اطلاعات	بیان تجربیات کاری و تحصیلی- چه کارهایی انجام داده‌اید؟

تفاوت کاور لتر تحصیلی با انگیزه نامه

کاور لتر تحصیلی و انگیزه‌نامه (SOP) با این که هر دو بخشی از مدارک مورد نیاز اپلای هستند، اما از نظر لحن، هدف و محتوا با یکدیگر تفاوت‌هایی دارند:

هدف	محتوا	لحن	نوع نامه
معرفی خودتان و اینکه چرا برنامه و دانشگاه مورد نظر را انتخاب کرده‌اید؟	اشاره به رزومه و سوابق مرتبط دلیل انتخاب دانشگاه و رشته تاکید بر اینکه چرا گزینه مناسبی هستید	رسمی، دقیق، حرفه ا‌ی	کاور لتر
بیان این که برنامه‌های شما چطور با نیاز‌های برنامه مورد نظر مطابقت دارد	اشاره به اهداف بلندمدت علاقه به رشته و مسیر انتخاب بیان تاثیر بر آینده تحصیلی و شغلی	رسمی و الهام بخش	انگیزه‌نامه

5 اشتباه رایج کاور لتر

پنج اشتباهی که هنگام نوشتن کاور لتر باید از آنها اجتناب کنید:

• داشتن اطلاعات کم در مورد برنامه مورد نظر
• اغراق و دروغ
• نداشتن هدف و صداقت با خود 
• وجود خطاهای زبانی و نگارشی
• نداشتن وضوح و ساختار مشخص

داشتن اطلاعات کم در مورد برنامه مورد نظر

بزرگترین اشتباهی که ممکن است انجام دهید این است که اطلاعات کافی در مورد برنامه یا دانشگاه انتخابی خود نداشته باشید. قبل از نوشتن کاور لتر، مطمئن شوید که به طور کامل با ساختار برنامه و تحقیقاتی که در حال حاضر در دانشگاه در حال انجام است آشنا هستید.

اغراق و دروغ

اطمینان حاصل کنید که از انحراف حقیقت، اغراق و دروغ در کاور لتر خود اجتناب می‌کنید. این موضوع معمولا دیر یا زود آشکار می‌شود و می‌تواند شما را از پذیرش کامل در برنامه تحصیلی انتخابیتان باز دارد.

نداشتن هدف و صداقت با خود

هنگام نوشتن کاور لتر باید با خود صادق باشید. چرا این رشته تحصیلی را انتخاب کردید؟ چه دلایلی در انتخاب شما نقش داشته است و چه انتظاری از برنامه دارید؟ هرچه در پاسخ به این سوالات دقیق تر و تامل برانگیز تر باشید، به طور موثرتری به اساتید احتمالی خود نشان خواهید داد که انتخاب مناسبی برای دوره و برنامه انتخابی هستید.

وجود خطاهای زبانی و نگارشی

حتما کاور لتر خود را از لحاظ ساختاری و گرامری چک کنید. کاور لتر شما نباید دارای هیچگونه غلط املایی یا گرامری باشد.

عدم وضوح و ساختار مشخص

به کاور لتر خود ساختاری واضح بدهید. برای مثال، می‌توانید در بخش‌ها یا پاراگراف‌ها با ساختاری واضح و با استفاده از سبک‌ها و فونت‌های یکسان ساختار ایجاد کنید.

نکات مهم نوشتن کاور لتر تحصیلی

در نوشتن کاور لتر می‌بایست نکاتی را رعایت کنید که در ادامه به مهم ترین آنها اشاره می‌کنیم:

• به هیچ عنوان نباید از نمونه‌های اینترنتی کپی کنید.
• از عبارات مبهم و بی‌معنی استفاده نکنید.
• سرگرمی‌ها یا علایق شخصی خود را در صورتی که با موقعیت مورد نظر مطابق نیستند فهرست نکنید.
• برای حروفی که با «عزیز + نام مخاطب» شروع می‌شوند، در پایان از عبارت «ارادتمند» و برای نامه‌ای که با «آقا/خانم عزیز» شروع می‌شوند از کلمه «با احترام» در انتهای نوشته استفاده کنید.
• می‌توانید از سربرگ دانشگاه فعلی دانشگاه یا محل کار خود برای نوشتن کاور لتر استفاده کنید.
• ادبیات و لحن کاور لتر می‌بایست حتما رسمی باشد.
• حتما ذکر کنید که برای کدام موقعیت شغلی و تحصیلی اپلای می‌کنید.
• اگر نام فردی را که با وی مکاتبه می‌کنید بدانید و او را به اسم صدا کنید، تاثیر خوبی در مخاطب خود خواهید گذاشت.
• در کاور لتر باید از به کار بردن جملات و مباحث تکراری و کلیشه‌ای پرهیز کنید.

چک لیست برای نوشتن کاور لتر تحصیلی

پس از انتخاب دوره و برنامه تحصیلی ممکن است از خود بپرسید که چگونه نامه کاور لتر مناسب برای درخواست خود بنویسید. ما چک لیستی را با مهم‌ترین نکاتی که کاور لتر شما باید شامل آن‌ها باشد گردآوری کرده‌ایم:

• چرا می‌خواهید این برنامه را مطالعه کنید؟ دلایل و انگیزه‌های شخصی شما چیست؟
• کدام بخش از دوره پیشنهادی شما بیشتر مورد علاقه شماست؟ آیا در حال حاضر یک درس انتخابی یا تمرکز در ذهن دارید؟
• بعد از تحصیل، شغل خود را به کجا می‌بینید؟ آیا در حال حاضر اهداف خاصی در ذهن دارید یا آماده کاوش در مسیرهای جدید هستید؟
• چه تجربه‌ای تا به امروز کسب کرده اید که ممکن است با تحصیلات شما مرتبط باشد؟ ( این قسمت شامل کارآموزی، مشاغل پاره وقت و ... نیز می‌شود)
• چرا دقیقاً می خواهید اینجا (یعنی در دانشگاه انتخابی خود) تحصیل کنید؟ آیا دلایل خاصی وجود دارد که چرا این دانشگاه انتخاب مناسبی برای شماست؟ (به عنوان مثال دروس انتخابی)

آیا نوشتن کاور لتر ضروری است؟

نوشتن کاور لتر ضروری نیست اما بسیار مهم است، زیرا ممکن این دانشگاه یا موسسه‌‍ای آن را از شما نخواهد، اما طبق بررسی‌های ما به دلایل زیر بهتر است کاور لتر را نیز به همراه سایر مدارک خود به دانشگاه ارسال کنید:

نوشتن کاور لتر نشان دهنده تلاش و انگیزه شما است.

تیم پذیرش هر دانشگاه و موسسه‌ای به خوبی می‌دانند که نوشتن یک کاور لتر عالی، زمانبر است. بنابراین، هنگامی که شما یک کاور لتر ارسال می‌کنید، نشان می‌دهد که چقدر برای رسیدن به آن موقعیت متعهد و جدی هستید. همچنین فرصتی برای شماست که در مورد انگیزه خود بنویسید و علاقه خود را نشان دهید، چیزی که در رزومه شما قابل مشاهده نیست.

کاور لتر شما را از سایر متقاضیان متمایز می‌کند.

بسیاری از شرکت ها از نظر دریافت رزومه با فرمت های غیر سنتی انعطاف پذیرتر شده اند. با این حال، با اجرای ATS، بسیاری از رزومه‌ها هنوز شبیه به هم هستند. یک نامه پوششی سفارشی راهی برای شکست دادن این یکنواختی و خیره کردن استخدام کننده با شخصیت شما است.

کاور لتر نشان‌دهنده نمایی کلی از صلاحیت‌های شما است.

در مقایسه با رزومه، کاور لترها کوتاه‌تر هستند. مسئولان پذیرش قبل از رفتن به سراغ رزومه، ابتدا کاور لتر را می‌خوانند زیرا به آنها کمک می‌کند تصمیم بگیرند که آیا رزومه ضمیمه شده به کاور لتر ارزش خواندن دارد یا خیر. بنابراین، شما باید یک نمای کلی از صلاحیت‌های خود داشته باشید تا دانشگاه ببینند که شما به طور بالقوه مناسب این مقطع و رشته هستید.

مثالی از کاور لتر